Kalis'Up - Système de suivi de la Qualité dans les PME, norme ISO9001

Cartographie dynamique de vos processus

Cette interface offre une vue d'ensemble claire et accessible à tous vos collaborateurs.

La cartographie des processus est un arbre à trois niveaux (Processus→ Activité→ Responsabilité) dont la structure ainsi que les éléments sont modifiables dynamiquement ; le responsable qualité peut pour chaque responsabilité modifier les pilotes (utilisateurs), remplir la fiche de la procédure, ajouter des documents, spécifier des interactions (lien entre deux responsabilités) et modifier les objectifs et indicateurs.

Fiches d'amélioration qualité

Si la cartographie est la partie informative, le module de fiches d'amélioration qualité (FAQ) est la partie active de l'outil. Dès qu'un problème ou une idée d'amélioration est saisie, le responsable qualité se charge de le soumettre aux pilotes concernés. Ces derniers proposent alors des actions et se donne un délai pour observer les résultats. Si les actions portent leurs fruits la fiche est archivée, sinon elle refait un tour en gardant la trace de ce qui a été fait auparavant.

Questionnaires configurables de suivi de la qualité et des fournisseurs

Le système offre la possibilité de configurer entièrement des questionnaires à choix multiples dont les résultats sont affichés sous forme de graphique en temps réel. Par exemple, ces questionnaires peuvent être ouverts sur une tablette et mis à disposition des clients à la sortie du magasin ; le niveau de satisfaction peut alors être surveillé en permanence et les responsables peuvent réagir rapidement.

Documents

Le succès de la mise place des normes requiert une grande rigueur dans la documentation de vos actions.

• Tous les documents portent un nom unique généré avec les initiales de sa responsabilité.
• Les documents sont versionnés : chaque modification est enregistrée et disponible dans l'historique.
• Accès via la cartographie, le calendrier ou la liste complète avec champs de recherche.

C'est en sachant d'où l'on vient que l'on peut savoir où on va.

Les indispensables

Le système de notifications permet de se tenir au courant des dernières modifications ou ajouts sur l'ensemble du site. Pour les choses importantes, l'utilisateur peut décider d'envoyer un mail en plus de la notification interne.

L'outil met également à disposition un calendrier qui permet d'organiser des événements comme des réunions par exemple.

Les droits des utilisateurs peuvent être gérés finement. Un pilote ne voit que les responsabilités qui le concerne. Ainsi, il ne voit pas l'ensemble de la cartographie et peut donc se concentrer sur ses tâches. L'accès aux documents peut être restreint au seuls pilotes d'une responsabilité.

Revue qualité

La revue qualité est une tâche généralement fastidieuse consistant à faire le bilan de chaque responsabilité et qui doit être effectuée au moins une fois par an. L'outil accompagne les utilisateurs dans cette tâche en permettant de parcourir facilement les responsabilités et en proposant un accès rapide aux fiches d'amélioration qualité et procédures la concernant avec leurs historiques. Le module vérifie que toutes les responsabilités ont été passés en revue avant de permettre la validation et l'archivage de la revue qualité. La tâche étant facilitée, elle pourra être répétée plus souvent pour un meilleur suivis.

Partage de documents entre PME

La plateforme est conçue pour accueillir plusieurs PME qui peuvent collaborer en partageant des documents, comme des procédures par exemple. Le responsable qualité peut choisir de lier une procédure d'une autre PME et il sera alerté si une mise-à-jour a lieu. Alors, il pourra choisir d'intégrer les dernières modifications ou bien de copier la procédure pour en disposer comme il l'entend.